سیستم مدیریت محتوا (CMS) یک پلتفرم نرم افزاری است که به کاربرانش امکان ایجاد، ویرایش، بایگانی، همکاری، گزارش، انتشار، توزیع و اطلاع رسانی رو میده. رابط کاربری گرافیکی (GUI) آن تعامل با پایگاه داده وب سایت رو کاربر پسند می کنه. وب سایت ها برای ایجاد و طراحی صفحات آن از HTML (زبان علامت گذاری متن فرمت) و (CSS) ( برگه های سبک آبشار) استفاده می کنن.
آنها دو جز اصلی برای ایجاد صفحات وب هستن. HTML ساختار صفحه، CSS طرح بصری و شنیداری رو فراهم می کنه. CMS به کاربران بدون هیچگونه دانش کدگذاری اجازه میده تا با استفاده از رابط WYSIWYG، محتوای وب سایت ها رو ترمیم، اصلاح و ویرایش کنن.
داده های وارد شده به نرم افزار CMS در یک پایگاه داده ذخیره میشه که وب سایت رو از طریق الگو ارائه میده. سپس CSS آن صفحه می تونه خروجی رو کنترل کنه. این پلتفرم در سالهای اخیر، انواع چیدمان الفبا رو ارائه داده که در ابتدا تا حدودی تار و رمزگشایی آن گیج کننده است.
با این حال هنگام جدا کردن هر حرف و پیدا کردن معنی آن، تفاوت های مشخصی در مورد CMS ، WSMS و ECM به چشم می خوره.
WCMS یا CMS یا ECM
هنگامی که به یک برند یا شرکت بزرگ تبدیل میشین، انتخاب یک نرم افزار مناسب برای شرکت کار پیچیده ای خواهد بود و این سؤال پیش می آید که از WCMS استفاده کنین یا CMS؟
CMS چیست؟
سیستم مدیریت محتوا اغلب زیر مجموعه ای از WCMS و ECM در نظر گرفته میشه. همانطور که در بالا ذکر شد، CMS نرم افزاری است که برای توسعه، ویرایش، مدیریت و انتشار مطالب استفاده میشه.
CMS با محتوای ساختار یافته مانند اسناد یا سوابق پایگاه داده بهترین کار رو می کنه، اما ممکنه برای مدیریت محتوایی مانند فایل های صوتی و تصویری نیز استفاده بشه.
ECM چیست؟
ECM (مدیریت محتوای سازمانی) ابزارها، مانند نرم افزار، رو با یک استراتژی ترکیب می کنه تا فرآیندهای تجاری سازمان رو با محتوای آن متحد کنه. این پلتفرم می تونه محتوای ساختار یافته و بدون ساختار رو مدیریت کنه.
سیستم مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management System) زمانی است که استراتژی های محتوا، نرم افزار، ابزارها و تیم های شرکت برای مدیریت مؤثر محتوا در هم آمیخته میشن.
روش کار CMS چیست؟
CMS به کاربران امکان مدیریت محتوا رابط کاربر یا داشبورد داخلی رو میده. تعداد زیادی نرم افزار CMS خوب موجود هستن که تنها با یک کلیک نصب میشن. این ویژگی نرم افزار استفاده و پیمایش رو برای یک بازاریاب غیر فنی آسان و راحت می کنه. بیشتر برنامه های CMS با رتبه برتر برای استارت آپ های کوچکتر منبع باز و رایگان هستن.
بدان معنا که شما نیازی به مهارت در سایر اجزای مجموعه الفبای CMS، یعنی JavaScript (زبان برنامه نویسی که معمولاً در توسعه وب استفاده میشه)، HTML ( زبان علامت گذاری متن)، CSS (ورق های سبک آبشار)،) PHP صفحه اصلی شخصی یا پردازنده ابرمتن) وMySQL ( یک سیستم مدیریت پایگاه داده رابطه ای منبع باز مبتنی بر زبان جستجوی ساختار، SQL) نیازی ندارین.
ساخت یک وب سایت با CMS مشابه بازی با Legos است. شما می تونین انتخاب کنین کدام لگو رو برای ساخت سایت بهترین عملکرد رو داره. این نرم افزار به شما امکان میده متن رو نوشته و تصاویر و گرافیک ها رو مستقیماً از یک صفحه کنترل وارد کنین.
وب سایت ها با پایگاه داده، مشابه صفحات گسترده اکسل، با رابط کاربری امن و آسان ساخته میشن. بیشتر CMS ها با تکامل وب مدیریت و به طور مداوم به روز میشن. گزینه های جدید CMS برای ایجاد وب سایت بسیار زیاد است. گزینه سنتی وردپرس است.
وردپرس یک پلتفرم منبع باز با ویژگی های چند وجهی، الگوها، مضامین و پلاگین ها است و برای نصب و ایجاد وب سایت های زنده زمانی لازم نداره. وردپرس نرم افزار عملی است که تقریباً توسط 75 میلیون وب سایت استفاده میشه.
در حال حاضر بیش از یک چهارم کل وب سایت ها رو تشکیل میده. با این وجود، وردپرس اخیراً آسیب پذیری و مسائل امنیتی رو تجربه کرده.
ویژگی ها و قابلیت های CMS
هدف اصلی نرم افزار CMS، ساده سازی فرایندهای محتوا برای افراد غیر فنی است. کاربران می تونن به جای دست و پنجه نرم کردن با کد، بر ایجاد، سازماندهی و تحویل محتوا تمرکز کنن. رایج ترین ویژگی ها و قابلیت های یک سیستم مدیریت محتوای خوب عبارتند از:
- ویراستار WYSIWYG (آنچه میبینین، همان چیزیه که میگیرین)
- الگو های صفحه
- مجموعه ای از زمینه های وبسایت (themes)
- نسخه سازی و بایگانی محتوا
- طراحی بهینه شده و پاسخگو برای موبایل
- انتشار گردش کار
- تولید فرم
- جدول زمان بندی محتوا
- مدیریت سرمایه (عکس ها، مقالات و غیره)
- ذخیره صفحه (یا سایر امکانات برای سرعت بخشیدن به انتقال محتوا به سایت)
- پشتیبانی از SEO
- ابزاری برای برچسب گذاری محتوا و ایجاد طبقه بندی
- سازگاری با مرورگر
- مدیریت انبوه
- قابلیت تجارت الکترونیکی (به عنوان مثال، کاتالوگ، سبد خرید، پردازش پرداخت)
- مدیریت ارتباطات (مثلاً کامنت گذاری، پروفایل و غیره)
- محلی سازی/منطقه بندی با محتوای چند زبانه
- سایر گزینه های شخصی سازی
- قوانین کاربر
- واسط برنامه نویسی کاربردی API
- ابزار تجزیه و تحلیل
- ورود و صدور محتوا
انواع سیستمهای مدیریت محتوا (CMS)
- سیستم مدیریت محتوای جزئی (CCMS):
یک سیستم مدیریت محتوای جزئی یا CCMS از این نظر متفاوته که CMS استاندارد رو در یک سطح ریز و جزئی سازمان دهی می کنه و به جای مدیریت محتوای صفحه به صفحه، کلمات، عبارات، پاراگراف ها یا عکس ها (همان اجزاء) رو در نظر می گیره و آنها رو در یک انبار مرکزی ذخیره می کنه.
قطعات که برای حداکثر استفاده مجدد از محتوا طراحی شده اند، فقط یکبار ذخیره میشن. CCMS به عنوان یک منبع قابل اعتماد و سازگار عمل می کنه که مطالب رو در چندین پلتفرم از جمله تلفن همراه ، PDF و چاپگر منتشر می کنه.
فواید CCMS:
- قابلیت استفاده مجدد: استفاده مجدد از محتوا در CCMS باعث صرفه جویی در زمان نوشتن، ویرایش و انتشار میشه و هزینه ترجمه رو به میزان قابل توجهی کاهش میده.
- قابلیت ردیابی: CCMS به شما امکان میده مطالب رو با جزئیات ردیابی کنین. می تونین ببینین چه کسی، چه زمانی و کجا چه کاری انجام داده است.
- منبع واحد: با CCMS می تونین محتوا رو به کانالهای مختلفی از جمله چاپگر، تلفن همراه، وب، چت بات ها، کمک های نهفته (embedded help) و غیره هدایت کنین.
- همکاری تیمی پیشرفته: گردش کار رو برای تیم توسعه محتوا، به ویژه افرادی که از راه دور کار می کنن، بهبود می بخشه.
سیستم مدیریت اسناد (DMS):
کاغذ تقریباً منقرض شده. پیگیری پرونده های تجاری روی کاغذ مربوط به سالهای گذشته است. سیستم مدیریت اسناد(DMS) یک راه حل بدون کاغذ برای مدیریت، ذخیره و ردیابی اسناد در فضای ابری ارائه میده. این سیستم یک راه حل خودکار برای بارگذاری، پردازش و اشتراک اسناد تجاری بدون دردسر چاپ، کپی یا اسکن فراهم می کنه.
فواید DMS:
- سازگار با محیط زیست: محتوا رو به صورت دیجیتالی سازماندهی کرده و در حین انجام کار در مصرف کاغذ صرفه جویی می کنه.
- امنیت: یک DMS سطح زیادی از امنیت رو ارائه میده تا اطمینان حاصل بشه که محتوای محرمانه در دستان شما قرار داره.
- مزیت موبایل: با یک سیستم مدیریت اسناد، می تونین از راه دور به اسناد دسترسی پیدا کرده و آنها رو ویرایش کنین.
- سیستم مدیریت محتوای سازمانی (ECM):
یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی، اسناد و مدارک یک سازمان رو جمع آوری، سازماندهی می کنه، و اطمینان میده که اطلاعات مهم به مخاطبان صحیح (کارمندان، مشتریان، سهامداران تجاری و غیره) تحویل داده بشه. ECM به همه اعضای سازمان امکان دسترسی آسان به محتوای مورد نیاز برای تکمیل پروژه ها و تصمیم گیری های مهم رو میده.
علاوه بر این، ECM پرونده ها رو پس از یک دوره نگهداری خاص حذف می کنه تا مطمئن باشین که هیچ محتوای غیر ضروری فضا رو اشغال نمی کنه.
فواید ECM:
- انعطاف پذیر: ECM به شما امکان میده هر نوع پرونده رو از هر مکانی بگیرین و پردازش و ذخیره آن به صورت خودکار انجام میشه.
- بهره وری رو افزایش میده: اکنون که از اسناد و مدارک مراقبت میشه، می تونین روز به روز بهره وری بیشتری داشته باشین.
- هزینه های ذخیره سازی کاهش یافته: ECM با ذخیره فقط پرونده های لازم و حذف بقیه پرونده ها، در هزینه ها صرفه جویی می کنه.
سیستم مدیریت محتوای وب (WCMS):
یک سیستم مدیریت محتوای وب به کاربران امکان میده تا اجزای دیجیتالی وب سایت رو بدون دانش قبلی از زبان های نشانه گذاری یا برنامه نویسی وب مدیریت کنن. WCMS ابزارهای همکاری، تألیف و مدیریت رو برای کمک به مدیریت محتوای دیجیتال فراهم می کنه.
برخلاف سایر CMS ها که با محتوایی که هم برای وب و هم برای چاپ آماده شده، سروکار دارن، WCMS منحصراً محتوای وب رو کنترل می کنه.
فواید WCMS:
- شخصی سازی: WCMS به کاربران امکان میده یک صفحه وب رو با طراحی و محتوای شخصی سازی شده سفارشی کنن.
- اتوماسیون: WCMS با انتشار خودکار محتوا در زمان صرفه جویی کرده و مدیریت گردش کار رو بهبود می بخشه.
- مقیاس پذیر: یک سیستم مقیاس پذیر مانند WCMS به شرکت ها اجازه میده بدون نگرانی در مورد عبور از محدودیت های وب سایت خود، رشد تصاعدی داشته باشن.
سیستم مدیریت سرمایه دیجیتال (DAM):
کاربران با استفاده از سیستم مدیریت سرمایه دیجیتال، می تونن محتوای دیجیتال رو به راحتی ذخیره و سازماندهی کنن و به اشتراک بگذارن. DAM یک کتابخانه متمرکز و ساده ارائه میده که در آن مشتریان، کارمندان یا پیمانکاران می تونن به محتوای دیجیتالی دسترسی پیدا کنن.
این سرمایه ها شامل صوت، پرونده های خلاقانه، فیلم، اسناد و سخنرانی ها هستن. DAM مبتنی بر ابر است، بنابراین کاربران می تونن از هر مکان به محتوا دسترسی داشته باشن.
فواید DAM:
- انبار متمرکز: محتوا در یک مکان امن و مطمئن است.
- مدیریت مؤثر برند: DAM به شما امکان میده یک وب پورتال برند رو برای دسترسی کاربران به پرونده های مهم مدیریت کنین.
- انتشار دیجیتال: با DAM می تونین محتوای دیجیتال رو به سرویس های توزیع شخص ثالث، کانال های رسانه های اجتماعی و موارد دیگه هدایت کنین.
پلتفرم های CMS چه هستن و چگونه بهترین آنها رو انتخاب کنیم:
پلتفرم های مختلفی از CMS وجود داره، بنابراین کدام یک رو باید انتخاب کنین؟
قبل از این که به مقایسه پلت فرم های CMS بپردازم، باید بدونین یک CMS خوب چه چیزهایی داره.
راحتی در استفاده
شما CMS ای می خواهید که ایجاد و ویرایش محتوا رو برای شما آسان کنه. این اغلب به معنای داشتن گزینه کشیدن و رها کردن (drag & drop) است. بنابراین می تونین عناصر مختلفی رو در صفحات خود اضافه کنین. شما باید بتونین بسیار سریع و ساده محتوای سایت خود رو پس از انتشار تغییر بدین.
گزینه های طراحی
نرم افزار CMS شما باید الگوهای طراحی وب سایت زیادی رو برای انتخاب به شما ارائه بده. همچنین باید به شما این امکان رو بده که بتونین آن طرح ها رو به راحتی بر اساس نیازهای خود تنظیم کنین (در حالت ایده آل بدون نوشتن کد).
قابلیت حمل داده
یک سیستم عامل عالی CMS باید ابزاری برای شما داشته باشه تا بتونین داده های خود رو به راحتی صادر کرده و به جای دیگه ای منتقل کنین. به عنوان مثال، بعدها ممکنه تصمیم بگیرین پلت فرم دیگه ای یا شرکت میزبان دیگه ای انتخاب کنین. قابلیت جابجایی داده ها حرکت با آزادی کامل رو برای شما آسان می کنه.
برنامه های افزودنی و افزودنی ها
همه وب سایت ها یکسان نیستن. به همین دلیل غیرممکنه که هر پلتفرم CMS دارای تمام ویژگی هایی باشه که نیازهای هر وب سایت رو برآورده می کنه. افزونه ها و افزودنی ها این مشکل رو برطرف می کنن. اینها نرم افزارهای جداگانه ای هستن که می تونین فقط روی نرم افزار CMS خود نصب کنی تا ویژگی های آن رو گسترش داده و در صورت لزوم ویژگی های جدیدی به آن اضافه کنین. آنها رو به عنوان برنامه هایی برای سیستم عامل CMS خود در نظر بگیرین.
گزینه های راهنما و پشتیبانی
اگرچه هدف پلتفرم های CMS ساخت وب سایت تا حد امکان ساده است، اما هنوز ممکنه سؤالات و مشکلاتی داشته باشین. باید بدونین که اگه گیر بیفتین چه کمک و پشتیبانی در دسترس است. برخی از ارائه دهندگان CMS تعداد معدودی سؤالات متداول و یک تیم خدمات مشتری دارن که به طرز دردناکی آهسته پاسخ میدن. دیگر CMS ها جامعه پشتیبانی بزرگی دارن که می تونن در هر زمان از شبانه روز به شما کمک کنن.
قیمت
برخی از پلتفرم های CMS کاملاً رایگان هستن. پلتفرم های دیگه هزینه ماهانه می گیرن. حتی با بسترهای نرم افزاری CMS رایگان، شما اغلب باید هزینه های داخلی، طراحی ها و/یا خدمات میزبانی وب شخص ثالث رو پرداخت کنین. سعی کنین قبل از انتخاب CMS خود، تا آنجا که می تونین در مورد قیمت گذاری اطلاعات کسب کنین.
